I. فاز برنامه‌ریزی و تعیین اهداف:
تعریف اهداف رویداد:
هدف اصلی از برگزاری رویداد چیست؟ (افزایش آگاهی از برند، معرفی محصول، شبکه‌سازی، آموزش و غیره)
• تعیین مخاطبان هدف:
چه کسانی قرار است در رویداد شرکت کنند؟ ویژگی‌ها و نیازهای آن‌ها چیست؟
• تعیین نوع و قالب رویداد:
کنفرانس، سمینار، کارگاه آموزشی، نمایشگاه، جشن و غیره.
• تعیین موضوع و محتوای رویداد:
چه مباحثی در رویداد مطرح خواهد شد؟
• تعیین تاریخ و زمان رویداد:
چه زمانی برای برگزاری رویداد مناسب است؟ (بررسی تداخل با رویدادهای دیگر، در نظر گرفتن تعطیلات و مناسبت‌ها)
• تعیین مکان برگزاری رویداد:
انتخاب مکان مناسب با توجه به تعداد مخاطبان، دسترسی، امکانات و بودجه.
• تعیین بودجه رویداد:
برآورد هزینه‌های مختلف (اجاره مکان، پذیرایی، تبلیغات، سخنرانان، تجهیزات و غیره).
• تشکیل تیم برگزاری رویداد:
تعیین مسئولیت‌های هر فرد در تیم.
• تهیه طرح کلی رویداد (Event Blueprint):
شامل زمان‌بندی دقیق، جریان فعالیت‌ها و مسئولیت‌ها.
• تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs):
چگونه موفقیت رویداد اندازه‌گیری خواهد شد؟ (تعداد شرکت‌کنندگان، میزان رضایت، بازخوردها و غیره)
II. فاز جذب سخنران، مخاطب و اسپانسر:
• جذب سخنران:
- تحقیق و شناسایی سخنرانان بالقوه.
- تهیه فهرست نهایی سخنرانان.
- ارتباط با سخنرانان و دعوت رسمی.
- هماهنگی محتوای ارائه و زمان‌بندی سخنرانی‌ها.
- تدارک تجهیزات مورد نیاز سخنرانان.
- برنامه‌ریزی پذیرایی و اسکان سخنرانان (در صورت نیاز).
- تقدیر و تشکر از سخنرانان پس از رویداد
• جذب مخاطب:
- تهیه برنامه بازاریابی و تبلیغات رویداد.
- طراحی و ایجاد وب‌سایت و صفحات شبکه‌های اجتماعی رویداد.
- تولید محتوای جذاب و اطلاع‌رسانی در مورد رویداد.
- اجرای کمپین‌های تبلیغاتی آنلاین و آفلاین.
- ارسال دعوت‌نامه‌ها و خبرنامه‌ها.
- ایجاد سیستم ثبت‌نام و فروش بلیت.
- ارائه تخفیف‌ها و پیشنهادات ویژه.
- برقراری ارتباط با رسانه‌ها و دعوت از آن‌ها برای پوشش رویداد.
• جذب اسپانسر:
- تحقیق و شناسایی اسپانسرهای بالقوه.
- تهیه بسته‌های پیشنهادی اسپانسری با مزایای مشخص.
- ارتباط با اسپانسرهای بالقوه و ارائه پیشنهادات.
- مذاکره و عقد قرارداد با اسپانسرها.
- اجرای تعهدات در قبال اسپانسرها در طول رویداد.
- تقدیر و تشکر از اسپانسرها پس از رویداد.
- ارائه گزارش نتایج به اسپانسرها.
III. فاز تدارکات و هماهنگی:
- نهایی کردن قرارداد با مکان برگزاری رویداد.
- هماهنگی خدمات پذیرایی (غذا، نوشیدنی، میان‌وعده).
- تأمین تجهیزات فنی (صوت، تصویر، نورپردازی).
- تأمین مبلمان و دکوراسیون مورد نیاز.
- تهیه مواد تبلیغاتی و چاپی (بنر، پوستر، بروشور و غیره).
- تأمین نیروی انسانی مورد نیاز (پرسنل ثبت‌نام، راهنما، انتظامات و غیره).
- برنامه‌ریزی حمل و نقل و پارکینگ (در صورت نیاز).
- تهیه بسته‌های خوشامدگویی برای شرکت‌کنندگان (در صورت نیاز).
- برنامه‌ریزی فعالیت‌های جانبی (شبکه‌سازی، سرگرمی و غیره).
- تهیه طرح امنیتی و ایمنی رویداد.
- بیمه رویداد (در صورت نیاز).
IV. فاز اجرا و مدیریت رویداد:
- چیدمان و آماده‌سازی محل برگزاری.
- استقرار تجهیزات فنی و اطمینان از عملکرد صحیح آن‌ها.
- آموزش و توجیه پرسنل اجرایی.
- مدیریت ثبت‌نام و پذیرش شرکت‌کنندگان.
- راهنمایی و اطلاع‌رسانی به شرکت‌کنندگان.
- هماهنگی بین سخنرانان و تیم اجرایی.
- مدیریت زمان‌بندی رویداد و اطمینان از اجرای طبق برنامه.
- رسیدگی به مشکلات و درخواست‌های شرکت‌کنندگان.
- مدیریت فعالیت‌های جانبی.
- نظارت بر امنیت و ایمنی رویداد.
- مدیریت ارتباط با رسانه‌ها (در صورت حضور).
- جمع‌آوری بازخورد از شرکت‌کنندگان در طول رویداد (در صورت امکان).
V. فاز پس از رویداد:
- جمع‌آوری و تحلیل بازخورد شرکت‌کنندگان (از طریق نظرسنجی و غیره).
- ارزیابی عملکرد رویداد بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs).
- تهیه گزارش نهایی رویداد.
- ارسال تقدیرنامه به سخنرانان، اسپانسرها و تیم اجرایی.
- ارسال پیام تشکر و پیگیری به شرکت‌کنندگان.
- به اشتراک گذاشتن محتوای رویداد (عکس‌ها، ویدئوها، اسلایدها) با شرکت‌کنندگان.
- بررسی و پرداخت نهایی هزینه‌ها.
- برنامه‌ریزی برای رویدادهای آتی (در صورت وجود).
- تهیه مستندات و آرشیو رویداد.
نکات مهم:
• این چک لیست جامع است و ممکن است همه موارد برای رویداد شما ضروری نباشد. آن را بر اساس نوع، اندازه و اهداف رویداد خود تنظیم کنید.
• همیشه فضای کافی برای موارد پیش‌بینی نشده و تغییرات احتمالی در نظر بگیرید.
• استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت رویداد می‌تواند به سازماندهی بهتر و پیگیری وظایف کمک کند.
• ارتباطات مؤثر بین اعضای تیم برگزاری و سایر ذینفعان (سخنرانان، اسپانسرها، مخاطبان) کلید موفقیت رویداد است.
